Dit draaiboek is voor degene die PR tijdens een voorstelling verzorgt

PR bestaat uit alles wat nodig is om de voorstelling onder de aandacht te brengen bij het publiek (bijv. website, Pers, flyers/folders, enz). De PR medewerker kan zaken delegeren (bijvoorbeeld grafisch ontwerp). Wat mogelijk is op dit gebied overleggen met de productie leider.

PR plan

Voor het aanschrijven van de verschillende fondsen voor subsidie schrijft de pr-medewerker een pr plan dit moet afgestemd zijn op de specifieke wensen en richtlijnen van het fonds (de verschillende fondsen). Richtlijnen aanvragen bij Productie

PR concept

Tijdens de productie vergaderingen overleggen wat de wensen van de regisseur/productie zijn m.b.t. PR. Wanneer een grafisch vormgever ingeschakeld is deze ook (wanneer nodig) deel laten nemen aan productie vergaderingen.

PR tekst en informatie

De verantwoordelijke persoon voor de pr zorgt, in overleg met de regisseur voor de inhoudelijke tekst mbt het stuk. Overige informatie via de productie opvragen.

Flyer/poster/programmaboekje:

  1. Titel
  2. Schrijver
  3. Regisseur
  4. Speeldata
  5. Aanvangstijden
  6. Locaties
  7. Entree prijs (evt kortingen e.d.)
  8. Reserveer informatie website/telefoonnummer
  9. Website adres
  10. Inhoudelijk tekstje (in overleg met de regisseur)
  11. rolverdeling/medewerkers
  12. Sponsoren subsidianten
  13. met dank aan (dit is vaak pas mogelijk bij het programmaboekje)
  14. evt. extra informatie (totstandkoming, artistiek verhaal, persooninformatie
  15. Belangrijke mededelingen (bereikbaarheid, weersomstandigheden, enz.)

 

Financieel

Van tevoren bepalen wat het budget is (budget moet los staan van evt. personele kosten). Alle facturen bewaren en inleveren bij (?) productiemedewerker of penningmeester

Posters/Flyers

Drie weken voor aanvang van de produktie moet dit uiterlijk gereed zijn. Hoe eerder hoe beter.
De afmeting en oplage van posters is afhankelijk van het budget. Op bijv. drukwerkdeal.nl is een indicatie te vinden van prijzen. Let wel op: prijzen zijn vaak zonder BTW en soms zonder bezorgkosten.
Soms combineren we de flyer met het programmaboekje door er een zwartwit vel aan toe te voegen. Dat is wel veel niet/vouw werk, dus daar hulp voor zien te vinden of in budget meenemen.

Papier maten

Hieronder staan de standaard afmetingen voor drukwerk. Houd er bij het ontwerpen rekening mee dat er aan alle kanten 3 mm snijmarge toegevoegd moet worden (dus breedte + 6 mm en hoogte + 6mm) teksten moeten minimaal 5mm van de snijrand af staan. Behalve de standaard maten zijn ook afwijkende maten mogelijk zoals vierkant. Echt ingewikkelde vormen kan ook, maar is duur.

Papier maten

Naam Lengte (mm) Breedte (mm)
4A0 2378 1682
2A0 1682 1189
A0 1189 841
A1 841 594
A2 594 420
A3 420 297
A4 297 210
A5 210 148
A6 148 105
A7 105 74
A8 74 52
A9 52 37
A10 37 26
A11 26 18

 Verspreiding posters/flyers

Posters en flyers zoveel mogelijk door leden zelf laten verspreiden en locaties verdelen.
een middag de stad in gaan met een groep leden om in cafés en andere plekken materiaal neer te leggen. (er zou eigenlijk een drankje voor de helpers in het budget moeten zitten)

Vaste plekken posters/Flyers

Hammingh
Woaterburgje
Garnwerd aan zee (?)
Publicatieborden Garnwerd Feerwerd Ezinge
VVV Winsum
Cafés Garnwerd Ezinge Winsum Groningen
Bibliotheek Groningen Winsum(?)
Prinsentheater, Der Aa Theater
Hek Wierumerschouw (Johannes)
Boom Wierumerschouw (Jannie de Weijs)

Aanvullen

Persbericht/mailing

Persberichten en email niet te vroeg verspreiden anders wordt het vergeten. De mailinglijst niet te veel berichten versturen anders melden mensen zich af.

De secretaris heeft toegang tot de meest recente mailinglijst

Voor de mailinglijst bestaat er een Mailchimp account. Hiermee kan eenvoudig een mooi email bericht aangemaakt worden. Inloggegevens voor mailchimp zijn o.a. op te vragen bij Johannes

Facebook

Perslijst

De agenda van Dagblad vh noorden via http://www.uitservice.nl (us webspul@gmail.com ww MetenMatenMat )

De middagster is belangrijk voor de oud gemeente Ezinge, Hij verschijnt maar een paar keer per jaar, dus vaak is de termijn verstreken. (middagster@gmail.com)

De Wiekslag wil vaak wel een artikel plaatsen over een voorstelling, maar willen dan ook dat je een advertentie plaatst (kost iets van €15,-). Het is verstandig dit meteen bij het persbericht te vermelden. (drukkerij@mekel.nl)

Jannie de Weijs Schrijft voor verschillende regionale bladen en recenseert ons vaak. (aduarda@hotmail.com)

Er is een soort uitagenda  die door de provincie wordt verspreid. De naam ben ik kwijt.

Regionaal

Deze lijst is wat verouderd en moet opnieuw bekeken worden.

Uitservice (DvhN) (info@uitservice.nl); Uitservice@Ndc-I. Nl (uitservice@ndc-i.nl); Verouderd nu via uitservice site
Dagblad van het Noorden (redactie@dvhn.nl);
Stadsredactie Dagblad van het Noorden (groningen@dvhn.nl);
Groninger Gezinsbode (gezinsbode@hazewinkel.nl);
(Hskrant@hazewinkel.nl);
(middagster@gmail.com);
(midweek@ndcmediagroep.nl);
(noorderkrant@ndcmediagroep.nl);

OOG tv (info@oogtv.nl);
Radio Noord (radio@rtvnoord.nl);
tv Noord (tv@rtvnoord.nl);
(drukkerij@mekel.nl) (wiekslag)
destreekkrant@media-totaal.nl
redactie@groningeruitburo.nl
destreekkrant@media-totaal.nl
aduarda@hotmail.com (=Jannie de Weijs ) (algemeen = Noordpers@hetnet.nl);

Reclame borden

Voor grotere produkties worden soms reclameborden geplaatst langs wegen.
Het aantal is afhankelijk van de produktie (voor Halverwege Troje waren 35 a 40 nodig)
Informeer of er nog borden van een vorige produktie zijn. Pas posters daar op aan. (borden liggen vaak bij Ben)

Aanvullen goede plek om platen te kopen, standaard houtmaten, geschatte kosten

 

Lokatie borden

Lokaties borden aanvullen

Ben weet oude locaties, Renate heeft een kaart met locaties.
In en uitgangswegen dorpen Winsum, Garnwerd, Feerwerd, Ezinge. Oldehove, Aduard.
Dorkwerderbrug, Steentilbrug, Schiftpot driesprong, driesprong voorbij Oostum.

Om borden te monteren is twee personen per auto handig.
De borden moeten makkelijk in de auto kunnen
Meenemen per auto: Tie-rips, tang, schaar, Gaffa tape, lijm om losse stukken te herstellen, heggenschaar om gras te verwijderen.

Aan de leden vragen of zij kapotte of omgewaaide borden willen melden/herstellen

Afmeting Borden

De afmeting van de borden combineren met gangbare postermaten

 

PR draaiboek algemeen

draaiboek punt 2
in overleg met regisseur (en bestuur) bepalen welke mensen wellicht geschikt zijn voor bepaalde functie’s

draaiboek punt 3
wanneer er mensen van buitenaf moeten worden aangetrokken voor deze functie, informeren bij
regisseur en/of bestuur wie dit eventueel zou kunnen gaan doen

draaiboek punt 4
wanneer mensen van buitenaf worden aangetrokken let er dan op dat hier ook in de
werkbegroting rekening mee wordt gehouden.
wanneer mensen van buitenaf worden aangetrokken let er dan op dat hier ook in de
(want deze mensen zijn meestal duurder)

in alle gevallen:
overleg met de persoon zelf over
mee willen doen
beschikbaarheid (data beperkingen)
accoord met persoonlijke vergoeding
accoord met budget voor materiaal
speciale eisen/sitautie’s (bv regisseur die geen eigen vervoer heeft)

pr plan (voor draaiboek punt 9, zie bij begroting)
tbv het aanschrijven van de verschillende fondsen voor subsidie
schrijft de pr-medewerker een pr plan
dit moet afgestemd zijn op de specifieke wensen en richtlijnen
van het fonds (de verschillende fondsen)

draaiboek punt 11
de productie leider is aanspreekpunt voor de regisseur op het gebied van zijn wensen mbt
decor, kostuum, grime, licht, geluid, en pr
de meeste wensen van de regisseur kunnen rechtsstreeks worden gedelegeerd
aan de verantwoordelijken voor decor, kostuum etc
soms zijn er echter ook dingen , bijvoorbeeld wanneer de regisseur bedenkt dat hij een
koor of orkest wil in het stuk, die de productieleider regelt.
ook op het gebied van decor of rekwisieten kan het zo zijn dat de productie daarvoor
verantwoordelijk is.
dit gebeurt echter altijd pas na overleg met, in dit geval de verantwoordelijken
voor decor/rekwisieten.

draaiboek punt 12

de productieleider is aanspreekpunt voor de verantwoordelijken voor
decor, kostuum, grime, licht, geluid, pr, (muziek, rekwisieten)
op het gebied van financien en organisatorische zaken.
zoals bij punt 11 reeds vermeldt kunnen bepaalde ‘artistieke’
zaken voor rekening van de producent worden genomen

draaiboek punt 26
regelen van mensen die de kaartverkoop voor hun rekening nemen.
indien nodig een tafel en/of geldkistje met inhoud regelen

tip
meestal tineke
heeft ook geldkiste en vult het
overleg met pr :reserveren via site
goed overleg over kortingen, lagere prijs voor bv kinderen, leden etc

draaiboek punt 27
in overleg met de regisseur en het bestuur de informatie
zoals entreeprijzen, aanvangstijden en reserveringsmogelijkheden
voor de flyer, programmaboekje en aankondiging vaststellen.
de verantwoordelijke persoon voor de pr zorgt, in overleg met de regisseur
voor de inhoudelijke tekst mbt het stuk.

draaiboek punt 28
de informatie voor op de flyer,doorgeven aan de pr verantwoordelijke
entreeprijzen, aanvangstijden, en reserveringsmogelijkheden
maar ook een lijst van personages met spelers en de namen van verantwoordelijkheden
voor regie, decor etc etc
en bedankjes aan mensen die iets (gratis) geleverd hebben
etc

tip: optijd aan alle disciplines vragen om die namen te verzamelen
vooral bedankjes

draaiboek punt 29

bij een grote voorstelling waar subsidies aangevraagd zijn
het bestuur vragen om een lijst van fondsen die geld beschikbaar hebben gesteld
en dit doorgeven aan de prman voor in het programma boekje.

draaiboek punt 34
alle verkregen declaraties indienen bij de penningmeester.
een totaalbudget-overzicht aan de penningmeester geven
dit laatst is bij een kleine of normale voorstelling meestal niet nodig.
aangezien de penningmeester dit dan makkelijk zelf kan doen
bij een locatie voorstelling is het echter prettig wanneer de penningmeester
exact kan zien wat de werkbegroting was en wat de daadwerkelijke
begroting/afrekening is geworden

tip: tijdig bonnen vragen bij prod team
tip kasboek bijhouden

draaiboek punt 35
in overleg met de penningmeester regelen van betalingen van
betrokkenen zoals licht, geluid , grime etc
ook voorschieten eten etc

draaiboek punt 36
indien nodig een eindevaluatie regelen
bij kleinere producties gebeurt dit lang niet altijd
maar bij een grote locatievoorstelling meestal wel
op zo’n avond moet er behalve een locatie ook soms beeld- en geluidsmateriaal
en hapjes en drankjes worden geregeld.

draaiboek persbericht:
als bijlage bij het productie draaiboek zit het draaiboek persbericht
met
inhoud persbericht
flyers en posters
programmaboekje

declaratieformulier
als bijlage bij het productiedraaiboek zit een declaratieformulier voorbeeld

TIPS

route ben weet de route het beste
grote borden renate heeft hem op kaart ongeveer aangetekend
tyrips mee!!!! En tang om restjes af te knippen
en dik tape

rijden in 1 auto met 2 pp (nog handiger : 2 auto’s met 2 pp)

borden ongeveer 35 a 40 nodig
244 cm x 122 cm (is vaste maat?)
kost ongeveer 100 euro

lijm/kwast staat bij ben
buiten ze een middag allemaal lijmen

ben neemt vaak leiding: als ie omgevallen borden ziet
of posters die er af geregend zijn: herstellen.

pr plan ongeveer 3 week voor aanvang posters etc
en iets eerder al op de site

kranten, gort, janny de weijs (buurvrouw johannes,
schrijft in ommelander)

23 mei, 2014 16:26

Reacties zijn uitgeschakeld.