Notulen ledenvergadering IOVIVAT

Woensdag 18 mei 2016

Café Hammingh, aanvang 20.15 uur

1. Opening

-Aanwijzing notulist (alfabetische volgorde achternaam: Renate van den Broek)

-Afwezig met kennisgeving: Robbert, Frank, Johannes, Anka, Hesther, Gerro, Harm-Ydo (met de

groeten aan iedereen), Roger, Gert, Regina, Marthe, Margreet, Marjan. (achteraf van meer

mensen de groeten aan iedereen)

-Later komen : Marleen en Annemiek.

2. Ingekomen stukken

-Het bestuur heeft ons voorlopig opgegeven voor deelname aan het jubileum KPGRV op za 25

nov 2017.

-Verzoek om materiaal voor filmproject “150 jaar KPGRV in 2017” .

De PR commissie gaat dit aanleveren.

-Maartje leest een aantal prachtige overwegingen van de Kunstraad in verband met onze

subsidieaanvraag voor. We hebben 3500 euro ontvangen. Philippien Bos krijgt een dikke pluim

voor haar subsidieaanvragen.

3. Mededelingen bestuur

-Voordracht nieuw lid: Gerard Hilbrants . Er zijn geen bezwaren. Via de mail zullen de niet

aanwezigen nog gepolst worden.

4. Notulen Jaarvergadering 29 oktober 2015

– Renate heeft bij de rondvraag destijds reclame gemaakt voor Hesther’s stuk, niet haar eigen.

– Ben laat weten dat het project met Hanneke Heerema uiteindelijk niet is doorgegaan. Tevens de

laatste maal dat dit project ter sprake komt.

-Francien Everts heeft laten weten dat het haar niet lukte de Meisner cursus te volgen, ivm

veranderende werkomstandigheden. Die belemmeren ook haar deelname momenteel. Ze wil het

volgend jaar opnieuw bekijken.

5. Korte evaluatie voorstellingen jeugd april 2016 en

6. Jeugd volgend jaar

-Er zijn 2 jeugdvoorstellingen in Winsum in de Blauwe Schuit geweest. En 1 in het kerkje in

Oostum. De voorstellingen zijn heel goed ontvangen, de kinderen waren heel enthousiast.

-Aandachtpunten van Jose en Marleen: (zijn niet allemaal besproken, maar voor de volledigheid

hier wel vermeld)

1. er moet vanaf het begin een productieleider toegevoegd. Liefst per groep. Mag ook 1

eindverantwoordelijke voor alle groepen zijn met assistenten wanneer nodig.

Toelichting: Nu hebben de 4 regisseurs vooraf ingeschat het zelf te doen, maar het bleek toch wel

veel. Het is nu goed opgelost met inzet van veel vrijwilligers.

2. deze moet zeker in het begin aanwezig zijn bij repetities en later ook af en toe

3. hetzelfde geldt voor het bestuur/de jeugdcommissie van de Vereniging

4. van het bestuur/de jeugdcommissie is een persoon aangewezen als centraal contact. Liefst

voor alle groepen, maar ook dat naar bevind van zaken

5. goede communicatie van de kant van de regisseurs over repetitiedata, –weekenden

6. Drie groepen zouden idealiter tegelijkertijd de uitvoeringen moeten geven. Wordt misschien wel

veel op een avond/dag. Suggesties aan de leden vragen hoe dat op te lossen

Toelichting: Drie voorstellingen in een carrousel op drie avonden. Elke avond speelt een groep niet

en kan kijken bij de anderen. Het publiek ziet 2 voorstellingen per avond (anders wordt het te lang)

Ben: mooi idee ,maar niet verplicht. Want dan is er geen ruimte meer voor een locatievoorstelling.

NIels: Grytha had alleen een bepaalde datum beschikbaar.

7. Groepen waren dit jaar erg onevenwichtig ingedeeld. Uitgangspunt: 10 kinderen per groep.

Kan eentje meer of minder worden, maar niet zoals dit jaar. Vraag: in hoeverre wil je rekening

houden met voorkeur ouders/kinderen. Of gaan we gewoon voor: zo zijn de regels van het spel

en zo wordt het gespeeld?

Toelichting: er kwamen afzeggingen na de verdeling.

Niels: de kinderen al (deels) laten betalen als ze ‘ja’ zeggen, dan is het vrijblijvende eraf.

Nynke: tevens zijn ze dan verzekerd. Christine: maar wat als ze het stuk niet leuk vinden?

8. Kinderen dan ook niet meer per se per leeftijdcategorie indelen. Meer mengen. Geldt hetzelfde

voor als bij het vorige punt. Wat denken de leden. (geen idee: is niet besproken)

9. Aan het einde van het seizoen, na de voorstelling, moet altijd geëvalueerd worden. Enerzijds

terugblik hoe het allemaal gegaan en beleefd is, anderzijds met het oog op de wensen voor het

komend seizoen. Wie doet er weer mee en hoe? Bij het aangaan van het çontract moet dat

ook voor externen duidelijk zijn.

Toelichting: er wordt geprobeerd in juni nog met de kinderen te evalueren.

Philip: hoe kunnen kinderen zich opgeven? via de website? Johan heeft al een paar kinderen via

de website aangemeld gekregen. Johan gaat Johannes vragen om er een volledig

aanmeldingsformulier op de website aan vast te haken.

Nynke: de woensdag voor garnwerd grandioos is de musical op school, 6 juli: dan flyeren voor

nieuwe jeugdleden. Werving gebeurt vooral door pr te maken op de scholen. Het moet voor de

zomer duidelijk zijn, ivm zoeken regisseurs (evt van buiten).

10. Opname uitvoeringen + DVD maken. Deed Henk altijd. Dit jaar door Johannes, Niels en

José. Komt wel veel op dezelfde mensen neer. We zoeken dus een nieuwe Henk. De DVD willen

we de kids meegeven bij de evaluatie.

Ben: het maakt uit of je een complete montage maakt, zoals Henk deed (daar zit heel veel werk in)

of een gewone registratie. Dat laatste is voor de kinderen genoeg.

Niels wil wel het dit jaar wel doen, en wil wel iemand inwijden in het programma.

Marleen: ouders zouden ook gevraagd kunnen worden, die filmen ook soms.

11. Wie wil er volgend jaar regisseren?

Jose meldt zich. Verder nog niemand. Het wordt nog via de mail en persoonlijk gevraagd.

Christien: samenwerking met regieopleiding? Ben kan dat doorspelen.

7. Vooruitblik muzikale voorstelling “Wat U Wilt” juni 2016

-Ben: Dit is de titel. En we zijn druk bezig met het repetitieproces. Johannes is bezig met de flyer

en dan kan de voorverkoop starten. Jelle doet het licht. Marjan en Annemiek de kleding (marjan

heeft weer haar enkel gebroken). Decor is bezig, het podium komt er voor het 2e weekend. Dat

doen Niels en Johannes.

-Carla heeft zich aangemeld voor hand- en spandiensten, daar mogen meer mensen bij.

-Johan gaat met Johannes overleggen voor meer aandacht alvast op de website. Ben geeft, ivm

de voorverkoop, spoedig door hoeveel publiek er in kan.

-Niels heeft de laatste muzikale nummers geschreven en een draaiorgel gemaakt mbv een oude

trap en een boutentapper (jaja)

8. Investeringen

-Aan ledlicht zaten meer haken en ogen dan verwacht. Vraagt meer schuiven op de

bedieningstafel dan we hebben. Een extra dimmerpack wordt wel aangeschaft.

-Er is een goed voorstel voor een podium van 4×5. Maar er is wat onduidelijkheid over een laatste

mail van Johannes. Die heeft concrete voorstellen en wacht op akkoord van bestuur. Het oude

podium wordt verzaagd tot speelpodium. Het nieuwe moet tribune zijn bij de voorstellingen. Dus

het heeft haast. Anders moeten we het podium van de kerk huren. Maar Lichtpunt kan

waarschijnlijk snel het nieuwe podium leveren. Niels en Johannes nemen contact op .

-Ook is er nog geld voor 2 statieven.

9. Artistieke Commissie

Inventarisatie van de wensen:

-Carla: een eenakter voor ouderen, en overdag repeteren

-Christien: nav josefien en sanne bij het nnt: bewegingstheater met weinig tekst

(wellicht vallen beiden te combineren?)

-Hanna: een frysktalich toanielstik

Meer wensen zijn er niet.

10. Terugblik jubileum café Hammingh 1 mei jl.

-Hanna: Bij het voortraject heeft Johan veel overleg gevoerd. Onze bijdrage was leuk en werd

gewaardeerd. Dank namens de organisatie en zelfs 20 euro winst van de houtverkoop.

11. Jubileum De Eendracht (200 jaar) 18 juni 2016

-Ben: de centrale omroeper wordt Ben.

-Er komt nog een korte act met veel instrumenten op een gedicht van Paul van Ostaien (boem,

paukslag).

-Verder melden zich mensen aan voor de presentatie van de nummers:

Marleen, Tineke, Wies, Carla, Geesje, Christien en Hanna claimen James Bond, Nynke wil

aanhaken en Jose wil zichzelf wel presenteren.

-Er komt nog een herinnering op de mail voor meer deelname. We zijn het ze verplicht: want de

Eendracht is er ook altijd bij onze voorstellingen. Dus hoe meer Iovivatters, hoe beter.

12. Commissies in beeld en uitvoering

Er wordt gecontroleerd welke commissies eigenlijk nog bestaan en wie er in zitten:

-Artistieke commissie: Ben, Hesther, Johannes, Anka, Gerro, Renate

-Jeugd commissie: Maartje, Jose, Gerro, Marleen

-Kaasfondue: Gerro, Carla, Nynke, Joske,

-Verhuizenprijzenkastcommissie: Tineke, Johan

-Kascommissie: wisselt per jaar

-Strontcommissie is opgeheven wegens het niet meer aanwezig zijn van stront.

-Fotoboek commissie: Wies, Tineke, Margreet. Met de belofte : resultaat op de volgende

vergadering.

-Workshop commissie: is er niet, dat waren losse workshopgevers

-PR commissie: Nynke, Johan, Johannes, Marleen.

-Commissie kleding schuur: Marjan en vacant. Even later meldt Annemiek zich alsnog!!

-Kampeer commissie, wisselt per jaar: Christine, Hanna, Renate

Tussendoor wordt nog even gevraagd of het kamperen weer bij Geesje mag? Ja.

En de datum wordt 9-10-11 september (Zodat Johannes een keer zelf kan bedenken wie hij op

zijn verjaardagsfeestje wil).

13. W.v.t.t.k.

-Maartje: het bestuur wil vaste vergaderdata, zodat iedereen er rekening mee kan houden. De

maanden worden (zijn eigenlijk al)

februari, mei en oktober (jaarvergadering) . Exacte data worden per mail bekend gemaakt.

-Ben: Margreet vraagt of het niet standaard op woensdag kan, dan kan ze nooit. En ze mist ons.

-Na een korte uitleg wat het verschil tussen Wvttk en een rondvraag (vraag!!) was deelt Christien

mee dat ze Petra Agricola uit Sauwerd kent die misschien lid wil worden. Maar ze wil nadenken

ivm drukke werkzaamheden (oa regie jeugd van wonderboom!!)

-Nynke deelt mee dat in juli het Pauperparadijs speelt. Leuk om te weten toch?

14. Rondvraag

-Nynke vraagt …wie er mee wil naar het Pauperparadijs. Ze stuurt nog een mail.

-En Christine vraagt of iemand bezwaar tegen Petra heeft? Niemand. Het bestuur zal per mail de

vraag nog stellen aan de afwezigen.

-Ben vraagt of de PR commissie vrij te benaderen valt, of is er een taakverdeling? Niet echt,

hoewel Nynke van het facebooken is.

-Annemarie meldt zich dus toch aan voor de kledingcommissie. (maar dat is dus eigenlijk geen

vraag, maar het antwoord op een vraag….) Toch accepteren we het, omdat we er erg blij mee zijn.

-Annemiek vraagt ook of de jeugdkleding op de school van de zolder samengevoegd zou kunnen

worden met die van Iovivat. Dit is al eerder besproken en kan zeker.

-Joske heeft met grimeren van de jeugd geholpen en wist niet precies hoe het moest. Zou Marjan

weer eens een grime cursus kunnen geven? Het bestuur gaat polsen.

-In oktober stappen Marleen en Maartje uit het bestuur. Willen mensen alvast nadenken of ze er in

willen? Hoeft niet perse op die posities (financien en voorzitter) want er kan binnen het bestuur

geschoven worden. Ook deze vraag wordt nog via de mail en persoonlijk gesteld.

15. Sluiting om 22.11 uur

29 mei, 2016 22:30

Reacties zijn uitgeschakeld.