Iovivat Notulen 30/11 Jaarvergadering 2016

 

Aanwezig: Maartje, Johan, Marleen, José, Renate, Tineke, Johannes, Frank, Roger, Geesje, Marjan, Philip, Annemiek, Nynke, Ben, Gerard, Hesther, Niels, Carla, Hanna

 

  1. Opening

De vergadering wordt geopend en Hesther krijgt (onder licht protest) de rol van notulist. Ook tijdens het – veel te late- uitwerken van dit document herhalen zich in mijn hoofd de daar geuite woorden: “Waarom ik, waarom”

 

  1. Ingekomen post
    • Mail KPGRV, zie KPGRV (punt 14)
    • Margreet heeft n.a.v. Fries kamp weekeinde een bericht ingebracht over een cursus Fries in Nigeria waarvoor zich Internationaal hebben 2600 mensen hebben aangemeld! Bijzonder.

 

  1. Mededelingen bestuur

Geen

 

  1. Notulen ledenvergadering 16 oktober 2016
    • Tineke merkt op dat Herman Wilderberg niet gecremeerd is, maar begraven op de natuurbegraafplaats Velp
    • Er liggen nog meer eieren in Geesjes tuin, aldus Renate. Of misschien zijn het inmiddels rare vogels geworden.

 

  1. Jaarverslag:

Zie jaarverslag (reeds toegezonden met de agenda van deze vergadering).

E.e.a. wordt met verve voorgedragen door auteur Johan Patje.

 

  1. Financieel jaarverslag

Marleen heeft een prachtig helder verlag gemaakt van onze financiële situatie, met tekstuele uitleg. Conclusie; Het totale beeld van de financiële draagkracht van de Vereniging aan het einde van het seizoen is veel rooskleuriger dan op het eerste gezicht lijkt. Ook dit is reeds door eenieder per mail ontvangen.

 

  1. Kascommissie

Frank en Wies hadden een paar kleine puntjes, maar zijn nu helemaal akkoord. Marleen verdient applaus, en er wordt door het bestuur decharge verleend.

 

  1. Bestuursverkiezing

Aftredend: Maartje de Boer – niet herkiesbaar, Marleen Paulissen – niet herkiesbaar

Het bestuur is eerst zelf even in de war; wie treedt nu af? Moet Hanna ook al weg? Gelukkig niet. Frank heeft zich opgeworpen als nieuwe penningmeester. Iedereen is uiteraard erg akkoord. Niels meldt zich op de valreep aan als verbanging voor Maartje. Ook hij wordt met open armen ontvangen.

 

  1. Korte evaluatie productie Wat u Wilt
    • Marleen; productie is erg laat opgestart, kunst en vliegwerk, padje kwijt. Ben heeft zelf de posters opgeplakt, kan echt niet, opletten volgende x
    • Iemand (ik weet niet meer wie)Anderzijds was alles uiteindelijk uitverkocht > hebben we wel PR nodig J?
    • Nynke: “leuk om te kijken en te spelen EN Garnwerd Grandioos te kunnen doen.” Conclusie: altijd een dubbelle cast (maar dan wordt Ben waarschijnlijk gek)
    • Maartje: “zoooo leuk om te zingen, ik mis het echt”
    • Hanna: “zingen was een prachtige nieuwe uitdaging > zangcommissie of commissie zang en dans?” NIET via de AC!! (vindt de AC)
    • Frank: “beter afstemmen activiteiten Iovivat met andere evenementen in de omgeving (i.v.m. overlap Garnwerd Grandioos) Gebeurt al wel, wordt hem verzekerd.
    • José: “ik zag best op tegen 3 weekenden, vond dat veel. Maar tijdens het spelen was ik blij met nog een weekeinde. Feestje!!”
    • Carla: Maakte zich vooraf wat zorgen over de match tussen spelen en zingen o.a. door de aparte repetities. “Maar het schoof volwaardig in elkaar. En het was best wel spannend!!”

 

  1. Artistieke commissie

Is vorige vergadering uitgebreid aan bod geweest, zie notuul.

 

  1. Kaasfondue

Is de vorige keer ook wat over gezegd. Carla zegt nu toch iets (heeft het over derde zaterdag januari), maar Nynke zegt dat ze hadden afgesproken dat Carla niks zou zeggen. Er wordt geschreeuwd en bijna gevochten. Gelukkig is Maartje nog net voorzitter en grijpt in met het charisma, de overredingskracht en gratie van een doorgewinterd vergaderkopstuk. Het loopt met een sisser af.

 

  1. Overige commissies

Carla vindt n.a.v. de rumoerigheid dat er een commissie ‘discipline’ moet komen!

 

Kampeercommissie: er is een nieuwe nodig. Nu alvast 2e weekeinde van september vast

zetten als kampeerdatum.

 

Rederijkerscommissie: Ben vraagt zich af hoe het zit met de rederijkersavonden. Hoeveel

avonden per seizoen gebeurt dat nu eigenlijk en wie doet de uitvoering? De AC wil zich hier in verband met het de vorige vergadering gedane voorstel, ook wel mee bemoeien en snel een vergadering plannen om e.e.a. handen en voeten te geven.

Hanna brengt helderheid: Er blijft behoefte aan Rederijken. Johan, Regina,

Wies, Geesje organiseren eens per jaar een avond. Dit staat los van het plan van de AC, maar mogelijk kunnen ze hierin wel een rol spelen. (Het plan van de AC is om eens per seizoen een rederijkersavond te organiseren voor alle leden)

 

Kascommissie 2017; Wies draagt t over aan Renate. Marjan doet nog een jaar mee.

 

Fotocommissies; Ze zijn er druk mee

Johannes is in 2012 officieel gestopt en probeert dat vol te houden onder het motto ‘als je stopt stop je’. Alles wat digitaal aanwezig was is overgedragen. Zou het een idee zijn, oppert hij, om officiële fotografen in te schakelen de volgende voorstelling. Dan weten we zeker dat er goed beeldmateriaal is. Marjan roept dat ze ook nog foto’s heeft

  1. Nieuwe leden

Consultant Niels Smit Duyzentkunst heeft een Quickscan gemaakt die kan dienen als uitgangspunt voor de discussie m.b.t. het aannemen van nieuwe leden. Ondanks de dure consultancytaal heen staat er veel functioneels in. Een korte samenvatting:

  • 3 categorieën producties; groot, regulier, eenakter. Alleen de grote voorstellingen zijn subsidiabel (zo’n €12000 per keer)
  • Iovivat werkt meestal onder normaal budget. Gelukkig hebben we de mensen in huis, maar eigenlijk is er altijd een tekort.
  • In de periode 1999 tm 2003 heeft het ledenbestand een grote groei gekend van 22 tot 33 leden. Daarna heeft het een aantal jaren wat gekabbeld met een uiteindelijk neergaande trend van 2011 tot 2014. 2016 is echter weer een topjaar geweest wat betreft nieuwe leden en we komen daarmee op het meest aantal leden (36) tot nu toe in de meetperiode.
  • De gemiddelde frequentie is 0,84 stukken per jaar. Als er een verrekening wordt gemaakt met de ´slapende leden´ kom je op exact 1 stuk per jaar per lid. Gecombineerd met het aantal producties kan je er dus vanuit gaan dat je als lid aan drie van de vijf stukken kan meedoen.
  • Wanneer we meer leden willen hebben zal een of meerdere van de volgende dingen moeten gebeuren:
    • De producties minder laten kosten
    • Meer inkomsten genereren per productie
    • Meer spelers per productie
    • De spelfrequentie per speler verlagen
    • De productiefrequentie opvoeren
    • De contributie verhogen
    • De kwaliteit van producties verlagen
  • Op basis van het aantal voorstellingen de afgelopen 17,5 jaar kun je als volgt rekenen bij een toenemend ledenaantal
    • 20 leden 3x spelen per 2 jaar
    • 30 leden 2x spelen per 2 jaar
    • 40 leden 2x spelen per 3 jaar
    • 60 leden 2x spelen per 4 jaar
  • Bij gelijkblijvende bezoekersaantallen zal de contributie moeten worden verhoogd met 100 euro per lid voor zes nieuwe leden (ofwel 16,66 per lid per nieuw lid)

 

Iedereen werpt zich in de pauze op het document en na een korte uitleg bij het stuk brandt na de pauze de discussie los. De meningen over het toelaten van 3 nieuwe leden die nu in de wacht staan blijken sterk verdeeld. Een herijking van het beleid lijkt noodzakelijk om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen. De conclusie van het gesprek is een voorstel om de besluitvorming uit te stellen tot er een goed plan ligt waar we langer mee voort kunnen.

AC en bestuur gaan samen om tafel om de besluitvorming iets breder te trekken dan alleen een ledenstop op 4 januari. Punten uit de discussie om mee te nemen in dit overleg zijn:

 

  • kijk voor toelating naar wat iemand kan (regie, techniek, decor etc.)
  • inventariseer eerst eens wat de leden willen, hoe vaak mensen eigenlijkwillen spelen bijvoorbeeld (nieuw of al binnen de vereniging)
  • Hoe zit het bijv. met vetorecht etc.
  • wat is nu de status quo > jeugd vertrekt weer
  • is er in het programma voor komend jaar ruimte voor de nieuwe leden?
  • Johan:open vereniging nu. Zolang je dit niet hebt afgerond zijn we een open vereniging, dus aannemen.
  • kijkend naar de mogelijkheden wat is het maximaal draagbare
  1. KPGRV

N.a.v. overleg met KPGRV onvingen ze een mail met prachtige historische verhandeling over ontstaan en belang van rederijkers.

Het bestuur stelt voor TOCH lid te blijven zolang het bestaat. Totdat t vanzelf een zachte dood sterft. Gerard merkt terecht op dat ze waarschijnlijk blijven bestaan zolang er nog leden zijn. Daar dragen wij dan dus aan bij.

Niels vindt dat we lekker moeten gaan lol trappen met KPGRV en dus dan ook wat doen.

Vroeger waren Carla en het concours nog leuk……zegt iemand

Geesje wil even gezegd hebben dat het goed is van Ben dat hij bij de laatste bijeenkomst van KPGRV was, want nu krijgt alleen Tineke lof voor haar aanwezigheid. Tineke wil dan ook even melden dat Geesje er NIET was.

We stellen het besluit uit. Voorlopig blijven we lid

Gerard: maar is dit niet iets voor de commissie rederijkers??!

 

  1. v.t.t.k./Rondvraag
  • Bloemen voor Maartje en Marleen. Het bestuur gaat staan en er volgen geen 3 speeches van José, Hanna en Johan, want woorden schieten te kort. Dus; applaus!
  • Calra vond notulen uit 1930, ze gaat ze inleveren bij Tineke en er kan wellicht eens uit voorlezen worden.
  • Tot slot besluit Gerard dan maar zelf om zich even voor te stellen….

59 jaar, 3 zzons van 18,28 en 27 en een aanstaande schoondochter. Werkt bij DUO als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Kan daar ook stukken kopieren. Is 30 jaar geleden begonnen met spelen bij Noorderhoogebrug. Zijn eerste rol was het opbrengen van een doos met de tekst “hier issie”. Zijn volgende rol was meteen een hoofdrol, omdat hij moest/ mocht invallen. Verder heeft hij voor Albert Secur gespeeld, producties bij Grunneger Sproak gedaan, meegespeeld in de Rattevanger van de Zijlen, het stuk over en in de Martinitoren en (dat was een groet wens) De klucht van de molenaar, waarvoor hij zelf het initiatief nam en Ben en Astrid heeft gevraagd. Bij de door Ben gerigisserde voorstelling van Waark over Werkman was hij SDder naast Nico van der Wijk. Zijn eerste contact met Iovivat was als verhalenverteller bij Peer Gynt. Hij wil graag uitdaging in het spelen en ziet dat bij ons gebeuren. Voorlopig is hij druk met een grote rol in de volgende reeks voorstellingen Uut de Hoogte en een hoofdrol bij de Grunneger Sproak (daarom doet hij nu niet mee aan de workshops)

  • Geesje wil toch nog iets zeggen; in het stuk van Niels staan wel erg veel Engelse woorden en wat betekent ‘corporate values’, is daar geen Nederlands woord voor. Niels: “jawel, maar dat klinkt niet zo gelikt.
  • Frank: op de agenda voor deze keer zou ook het gesprek over sociale media terugkomen n.a.v. de door Roger opgeworpen vragen over beleid daarin i.v.m. het presenteren van de ‘kampweekeind-film’ op onze site. Johannes was hier niet blij mee; iemand zet zich ergens voor in en dan gaat het niet door?!” Ik wil/ zou er geen tijd in steken/ hebben gestoken als ik weet dat t verborgen blijft” Goed punt en erg belangrijk om te bespreken. Jammer dat er deze vergadering geen ruimte voor is, de opstellers van de agenda verexcuseren zich daarvoor. De AC gaat dit oppakken en voorbereiden voor een volgende bijeenkomst. Niels wil nog even gezegd hebben dat het een mooie film en een mooi weekeinde waren.
  • Renate; komt nog even terug op ons Friese kampeerweekeinde; ze heeft Friese Duumkes gevonden en deelt die uit terwijl ze het lied over het Aapje zingt waarvan Ben zo op zoek was naar de rest van de tekst, tijdens het kampvuurgezang. Zijn moeder zong het voor hem. Hij is blij en geeft Renate een knuffel.
  • José: Grytha repeteert op donderdag van 17:00 tot 19:00 op Oostum. Haar voorstelling is op 13 en 14 mei, ook op Oostum. De andere twee jeugdgroepen repeteren op woensdagmiddag in het Dorpshuis in Feerwerd. Zij spelen op 20 en 21 mei in de Blauwe Schuit in Winsum. Er volgt snel een tekst voor op de site.
  • Marjan: grimeworkshops wil ze gaan doen op zondagmiddagen in ‘De Buurvrouw’ naast Burg, Brouwersstraat 24 in Garnwerd. Ze zet de data nog dit jaar (mislukt Marjan J) op de mail.

 

  1. Sluiting  

Maartje sluit niet alleen deze jaarvergadering maar ook haar voorzitterschap af met toch nog een korte speech. Ze heeft veel geleerd als voorzitter, het met veel plezier gedaan, ondanks een misgeslagen plank hier en daar. Pas na 3 jaar snapte ze echt hoe, want het is best ingewikkeld; wat is de goede toon? Het laatste jaar ging het vuurtje doven. Tijd om de fakkel over te dragen. Dankjewel Maartje!!

 

18 januari, 2017 17:10

Reacties zijn uitgeschakeld.